Comment créer un fichier de prospects qualifiés en 2026

Vous perdez des heures à chercher des contacts sur Google, à copier-coller des numéros dans Excel, sans jamais savoir si vous appelez la bonne personne ? C'est le problème numéro un des équipes commerciales qui démarrent leur prospection téléphonique. La bonne nouvelle : en 2025, des outils comme Scrap.io et Pharow permettent de créer un fichier de prospects qualifiés en moins d'une heure, directement depuis les données de Google Maps ou de la base Sirène.

Dans cet article, on vous explique exactement comment faire : du ciblage à l'export, en passant par le nettoyage du fichier et la mise en place d'un mini-CRM sur Google Sheets pour suivre vos relances.

1. Pourquoi un bon fichier de prospects est la base de toute prospection téléphonique

Avant de composer le premier numéro, vous avez besoin d'un fichier propre. Sans ça, vous appelez des numéros de standard qui ne répondent pas, vous tombez sur des entreprises fermées, et vous perdez 30 % de votre temps de prospection à qualifier des contacts inutiles.

Un fichier de prospects qualifiés, c'est un fichier où chaque ligne correspond à une entreprise active, avec le bon interlocuteur, un numéro direct, et si possible une adresse email. C'est ce qui vous permet de passer 40 appels par jour au lieu de 15.

Ce que contient un bon fichier de prospection :

• Le nom et prénom du dirigeant ou décideur
• Le numéro de téléphone (direct ou standard)
• L'adresse email (pro de préférence)
• Le nom légal et le secteur d'activité de l'entreprise
• Un indicateur de taille ou de croissance

2. Scrap.io vs Pharow : quel outil choisir pour créer votre fichier ?

Les deux outils sont complémentaires, mais ils ne fonctionnent pas sur la même logique de données.

Scrap.io scrape directement les fiches Google Maps. Il est idéal pour cibler des petites entreprises locales : prestataires de mariage, naturopathes, centres de soins, artisans, etc. Vous lancez une recherche par mot-clé et par zone géographique, et vous récupérez les fiches en quelques minutes. L'avantage : vous tombez souvent directement sur le dirigeant, surtout pour les TPE.

Pharow, lui, s'appuie sur la base Sirène et des données enrichies. Il donne accès au nom du dirigeant, au SIRET, à la date de création, au profil LinkedIn, et même à des signaux de recrutement. C'est plus structuré, plus riche, mais il faut savoir manier les filtres.

Résumé rapide :

• Scrap.io → idéal pour les cibles locales et les petites entreprises (TPE, indépendants)
• Pharow → idéal pour les cibles avec un profil LinkedIn et des critères précis (taille, croissance, secteur NAF)
• Les deux → exportez en CSV et travaillez dans Google Sheets

3. Comment créer un fichier de prospects avec Scrap.io (étape par étape)

1. Définissez votre cible : un mot-clé précis (ex. : « prestataire de mariage », « naturopathe », « doula ») et une zone géographique (ex. : Lyon, 25 km autour).
2. Lancez la recherche : Scrap.io scrape les résultats Google Maps correspondants.
3. Exportez en CSV : vous récupérez le nom de l'entreprise, le téléphone, le site web, l'adresse, et parfois l'email.
4. Importez dans Google Sheets : Fichier > Importer > Insérer une nouvelle feuille.
5. Nettoyez le fichier : supprimez les colonnes inutiles (Google ID, longitude/latitude), filtrez les entreprises fermées, gardez les 4 colonnes clés : nom, téléphone, email, adresse.

Note sur la version gratuite : Scrap.io offre 7 jours d'essai avec un export limité à 50 fiches. Si vous êtes plusieurs à prospecter, vous pouvez mutualiser un compte à 50-100 €/mois et diviser le coût.

4. Comment utiliser Pharow pour un ciblage plus précis

Pharow est particulièrement utile quand vous cherchez à atteindre un profil précis (dirigeant, DRH, responsable commercial) dans des entreprises d'une certaine taille ou d'un certain secteur.

La règle d'or sur Pharow : ciblez d'abord les entreprises, puis cherchez les contacts dans ces entreprises. Toujours dans cet ordre.

Voici les données que vous pouvez récupérer :

• Nom et prénom du dirigeant
• Profil LinkedIn (quand disponible)
• SIRET, SIREN, code NAF
• Effectif et indicateur de croissance
• Téléphone standard
• Email générique
• Signaux de recrutement
• Réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, Instagram)

Le point faible : Pharow ne donne pas toujours le numéro direct du dirigeant. Pour les petites structures, Scrap.io reste souvent plus efficace à ce niveau.

5. L'étape souvent oubliée : nettoyer et structurer son fichier

Un fichier brut exporté depuis Scrap.io ou Pharow ne se prospecte pas tel quel. Il faut passer par une phase de nettoyage avant de décrocher le téléphone.

Les opérations de nettoyage à faire systématiquement :

• Supprimer les entreprises fermées (filtrez la colonne statut, triez de A à Z)
• Éliminer les colonnes inutiles (coordonnées GPS, Google ID, description trop longue)
• Garder uniquement les colonnes utiles : nom, téléphone, email, ville, type d'activité
• Identifier les doublons (même numéro ou même nom d'entreprise)
• Vérifier que les numéros de téléphone sont au bon format

Si vous récupérez des emails, vous pouvez utiliser une IA pour extraire le prénom depuis une adresse du type « prenom.nom@entreprise.com ». C'est un gain de temps réel pour personnaliser vos appels.

6. Construire un mini-CRM dans Google Sheets pour suivre vos prospects

Vous n'avez pas besoin de Pipedrive ou HubSpot pour démarrer. Un Google Sheets bien construit suffit amplement pour gérer 100 à 500 prospects en parallèle.

Les colonnes indispensables :

• Nom de l'entreprise
• Nom du contact
• Téléphone
• Email
• Statut (liste déroulante : Rendez-vous pris / En cours / NRP / Pas intéressé)
• Remarque (résumé de l'échange)
• Date de relance

Pour la colonne Statut, créez une liste déroulante avec des codes couleur : vert pour « Rendez-vous pris », rouge pour « Pas intéressé », gris pour « NRP » (ne répond pas), noir pour « En cours ». Cette structure simple vous permet d'avoir une vue instantanée sur votre pipeline et de ne jamais oublier une relance.

7. Email, téléphone ou LinkedIn : quel canal privilégier ?

Le téléphone reste le canal le plus efficace en prospection B2B, notamment pour les TPE et PME où vous tombez directement sur le décideur.

L'email est moins efficace en cold outreach pur : taux d'ouverture bas, peu de feedback, impossibilité de qualifier en temps réel. En revanche, il est utile en séquence : si vous n'arrivez pas à joindre quelqu'un par téléphone après 3 tentatives, envoyez un email ou un message LinkedIn pour vous présenter.

La règle terrain : téléphone d'abord, email ou LinkedIn en relance.

Pour les SMS en masse, des outils comme Twilio ou SMS Pulse permettent d'envoyer des messages personnalisés à partir de votre fichier. C'est pertinent sur certaines typologies de cibles (indépendants, artisans) mais ça reste complémentaire au cold call.

8. Les erreurs classiques à éviter quand on crée son fichier de prospects

• Cibler trop large : un mot-clé vague donne un fichier hétérogène. Soyez précis (ex. : « photographe mariage Lyon » plutôt que « photographe »).
• Ne pas nettoyer avant d'appeler : vous perdez du temps sur des entreprises fermées ou des numéros obsolètes.
• Appeler sans colonne de suivi : si vous ne notez pas l'issue de chaque appel, vous recommencez à zéro à chaque session.
• Passer trop de temps sur les contacts manquants : si Scrap.io ou Pharow ne trouve pas le numéro, passez au suivant. Avec du volume, vous n'avez pas besoin de tout le monde.
• Sous-estimer le nettoyage : un fichier propre à 80 % vous fait gagner 20 % de temps de prospection. C'est énorme sur une semaine.

📌 Ce qu'il faut retenir

• Scrap.io est idéal pour les cibles locales et les TPE ; Pharow pour un ciblage plus fin avec données enrichies.
• Exportez toujours en CSV et travaillez dans Google Sheets.
• Nettoyez votre fichier avant de prospecter : supprimez les fermées, les doublons, les colonnes inutiles.
• Construisez un mini-CRM avec statut, remarque et date de relance dans Google Sheets.
• Le téléphone est le canal roi pour décrocher des rendez-vous. L'email et LinkedIn viennent en relance.
• Un fichier de 100 contacts propres vaut mieux qu'un fichier de 500 contacts sales.

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